Hochzeitsplanung – wann frage ich welche Dienstleister an?!

Ob DJ, Fotograf/in oder Location – bei der Hochzeitsplanung gibt es vieles zu bedenken und einige Dienstleister, die angefragt werden müssen. Doch wann solltet ihr wen anfragen, damit alles rechtzeitig unter Dach und Fach ist und eure Lieblingsdienstleister auch noch „frei“ sind? Das zeige ich euch in diesem Blogartikel. Außerdem: Diese Daten und Fakten solltet ihr am besten gleich bei eurer Anfrage parat haben.

Jede Hochzeitsplanung sollte damit beginnen, dass ihr euch als Brautpaar erst einmal überlegt, was ihr euch vorstellt und in welchem Rahmen ihr feiern möchtet. Klärt also zunächst mal folgende Fragen:

  • Mit wem wollt ihr feiern? Also nur im engsten Kreise oder mit allen Freunden und Verwandten, die zu euch gehören?
  • In welchem Rahmen möchtet ihr feiern? Rustikal, elegant, Gartenparty etc.
  • Wie soll eure Trauung aussehen? Wollt ihr eine kirchliche Trauung, nur standesamtlich heiraten oder lieber eine weltliche, freie Trauzeremonie?
  • Was ist euch besonders wichtig, wo wollt ihr keine Abstriche machen? Z.B. bei der Location, beim Essen, bei Live-Musik etc.
  • Wer sind eure Trauzeugen, wer soll in die Hochzeitsplanung mit einbezogen werden?
  • Wann wollt ihr feiern, habt ihr einen speziellen Wunschtermin oder einen zeitlichen Korridor, in dem ihr unbedingt heiratet wollt?
  • Welches Budget habt ihr euch gesetzt bzw. wo liegt eure absolute finanzielle „Schmerzgrenze“?

Die Beantwortung dieser Fragen legt in etwa den (zeitlichen) Rahmen eurer Step-by-Step-Hochzeitsplanung fest. Und dann müsst ihr überlegen, welche Dienstleister ihr benötigt. Vielleicht habt ihr im Freundes- und Familienkreis Menschen, die selbst etwas beitragen können. Das solltet ihr als allererstes klären. Und dann geht`s los mit dem Anfragen der Profis. Doch wer kommt als erstes und wann?

Der erste Streich… (Location)

Foto Hochzeitslocation Trauung draußen Hochzeitsplanung

Hochzeitslocation als erstes anfragen!

…ist die Anfrage bei der Location! Das muss auf jeden Fall rechtzeitig erfolgen, denn gerade beliebte Hochzeitslocations, die sich auf (freie) Trauungen vor Ort und große Feiern spezialisiert haben, sind superschnell ausgebucht.

Habt ihr also einen festen Wunschtermin, so fragt am besten sofort bei eurer favorisierten Location an. Und seid nicht enttäuscht, wenn euer Termin bereits vergeben ist. Das passiert soooo vielen meiner Brautpaare, vor allem in den beliebten Hochzeitsmonaten von Mai bis September.

Empfehlung: 1,5-2 Jahre im Voraus solltet ihr hierbei anfragen.

Bitte beachtet dabei: Wenn eure Location nicht automatisch das Catering übernimmt, müsst ihr ebenfalls rechtzeitig einen guten Caterer finden!

Der zweite Streich… (Hochzeitsredner/in)

…hängt ein bisschen davon ab, wie ihr heiraten möchtet. Standesämter vergeben Termine häufig erst ein halbes Jahr im Voraus. Da macht es also wenig Sinn, schon viel früher anzufragen. Solltet ihr aber einen standesamtlichen Wunschtermin haben, so erkundigt euch auf jeden Fall, ab wann genau ihr anfragen dürft. Und dann gilt: Gleich morgens um 8 Uhr den Hörer in die Hand nehmen und Termin reservieren lassen. Denn in manchen Standesämtern geht es durchaus zu wie am Fließband (kein Witz!).

Foto Birte Gäbel freie Traurednerin mit Gesang Hochzeitsplanung

Auch eine Traurednerin muss rechzeitig angefragt werden 😉

Plant ihr eine kirchliche Trauung, dann fragt ebenfalls so schnell wie möglich an. Vor allem, wenn ihr einen Wunsch-Pastor oder eine Wunsch-Pastorin habt, solltet ihr das schnell abklären und terminieren lassen, damit dann auch alles glattgeht.

Bei einer freien Trauung ist es ebenfalls ratsam, möglichst zeitnah beim freien Trauredner oder bei der freien Traurednerin anzufragen. Denn ich kann aus eigener Erfahrung sagen, beliebte Sommertermine sind im Nu vergeben. Und das ist nicht nur bei mir so, sondern auch bei meinen Kolleginnen und Kollegen, die gut im Geschäft sind!

Empfehlung: 1 bis 1,5 Jahre im Voraus solltet ihr hierbei (mindestens) anfragen.

Der dritte Streich… (Fotograf/in)

….ist ebenfalls superwichtig und im Grunde gleich mit zu Anfang anzufragen. Beliebte Fotografinnen und Fotografen sind weit im Voraus ausgebucht. Ein weiterer Pluspunkt bei einer frühen Buchung ist, dass viele Fotograf/innen hervorragend vernetzt sind in der Hochzeitsbranche und euch viele gute Tipps geben für eure Hochzeitsplanung und weitere Dienstleister/innen empfehlen können. Also auch hier rechtzeitig anfragen und auch mal die eine oder andere Absage in Kauf nehmen. Dasselbe gilt natürlich auch für Videografen!

Empfehlung: 1 bis 1,5 Jahre im Voraus solltet ihr hierbei (mindestens) anfragen.

Der vierte Streich… (Musiker und DJ)

Foto Birte Gäbel Hochzeitsmusikerin, Hochzeitsplanung

Musiker schnell anfragen! Foto: I. Feldmann

….gehört ebenfalls mit an den Anfang. Auch hier gilt wie bei Hochzeitsrednern und Fotografen: Möglichst rechtzeitig kontaktieren, denn Hochzeiten sind ein absolutes Saisongeschäft und die Top-Dienstleister in dieser Branche sind schnell ausgebucht.

Empfehlung: 1 bis 1,5 Jahre im Voraus solltet ihr hierbei (mindestens) anfragen.

Der fünfte Streich…. (Sonstiges)

Für Dinge wie Blumen, Deko, die Hochzeitstorte und das Kleid/den Anzug könnt ihr euch ein bisschen mehr Zeit lassen. Solltet ihr besondere Wünsche haben wie eine Candybar, besondere Dekoelemente etc. empfiehlt es sich natürlich, hier ebenfalls rechtzeitig alles unter Dach und Fach zu bringen.

Auch das Brautkleid sollte nicht im Stress gekauft werden. Ein zu zeitiger Kauf wiederum ist oftmals auch nicht günstig, weil ihr ja sichergehen müsst, am Tag eurer Hochzeit auch perfekt ins Kleid zu passen. Die Anprobe mit den letzten Änderungen erfolgt daher meist ohnehin erst einige Wochen vor der Trauung.

Foto Candybar bei Hochzeitsfeier - Hochzeitsplanung step by step

Candybars sind sehr beliebt!

Empfehlung: Je nachdem, wie detailliert und ausgefallen eure Wünsche hier sind, solltet ihr etwa 1/2 – 3/4 Jahr vorher anfragen.

Hochzeitsplanung – Daten und Fakten bei der Anfrage

Wenn ihr eure Wunschdienstleister kontaktiert, hilft es, so exakt wie möglich vorzugehen. Die Daten, die schon feststehen, solltet ihr also mitteilen, um eine möglichst rasche und detaillierte Antwort auf eure Anfrage zu erhalten. Deshalb an dieser Stelle eine kleine Checkliste, welche Punkte bei eurer Anfrage nicht fehlen sollten:

  • Ort bzw. Region eurer Trauung/Hochzeit (entfällt bei der Locationanfrage, aber die kommt ja ohnehin als erstes)
  • Ort bzw. Region der Feier (wenn diese vom Ort der Trauung abweicht!)
  • Rahmen der Feier
  • Anzahl der Gäste
  • Motto der Trauung/der Hochzeit
  • Art der Trauung – also standesamtlich, kirchlich, frei
  • Datum, Uhrzeit, Zeitkorridor (also gewünschte Stunden vor Ort) z.B. bei Anfrage bei Fotograf/in

Fazit

Jede Hochzeitsplanung ist individuell und einzigartig, weil natürlich jedes Paar ganz anders an so etwas herangeht. Dennoch hilft es, bestimmte Aspekte zu beachten und vor allem sinnvolle Deadlines einzuhalten, wenn ihr eure Wunschdienstleister kontaktiert, einfach damit ihr euch Absagen erspart und am Ende auch mit den Profis heiraten könnt, mit denen ihr es euch vorgestellt habt.

Noch Fragen?

Ich hoffe, ich konnte euch mit diesem Blogbeitrag ein bisschen weiterhelfen in Bezug auf eure eigene Hochzeitsplanung. Solltet ihr weitere Fragen haben oder vielleicht sogar eine freie Trauung planen – dann nehmt gerne unverbindlich Kontakt zu mir auf! Ich freue mich darauf, euch kennenzulernen und von euch und eurer persönlichen Geschichte als (Braut-)Paar zu erfahren! Bis dahin,

alles Liebe von

eurer Birte 🙂

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